Retaksacja recept w praktyce- przydatne funkcje w systemie Kamsoft

Retaksacja recept w praktyce- czyli jak ułatwić sobie codzienne obowiązki w aptece?

Wejście e-recept w naszym kraju niewątpliwie budziło wiele obaw. Czy system podoła? Czy lekarze będą mogli je wystawiać, a apteki realizować? Na szczęście wszystko przebiegło bez większych problemów a dziś chyba już nikt nie chciałby wrócić do papierowej wersji recepty i rozszyfrowywania różnic dziwnych znaczków lekarzy.

Jedna z większych zmian, jakie wniosły elektroniczne recepty to sposób ich retaksacji. Już nie siedzimy zakopani w stosach recept, a mozolnie „przeklikujemy” setki wirtualnych dokumentów.

W tym materiale pokażę Państwu, co da się „wycisnąć” z modułu kontroli i retaksacji recept programu Kamsoft.

Zobacz również: 12 przykładów na retaksację recept w Kamsofcie

Retaksacja recept- podstawowe funkcje i PPM

Cała magia odbywa się w module Kontrola i zakładce numer 8 – retaksacja recept. Tu będziemy widzieć wszystkie zrealizowane recepty w naszej aptece.

W nowym oknie mamy wiele informacji i kolumn. Każda jest na swój sposób przydatna. Kolumny możemy przesuwać, usuwać (prawy przycisk myszki i opcja widok). Kiedy ustawimy wygląd okna według własnego uznania w tej samej zakładce jest opcja zapisania widoku (opcja lokalna – zmienia wygląd tylko na tym stanowisku).

Zapoznajmy się z opcjami i możliwościami okna retaksacji. Górna część okna to wszystkie recepty w podanym zakresie czasu. Dolna sekcja dotyczy podświetlonej recepty z góry – tu są wszystkie realizacje tej jednej e-recepty.

Po kliknięciu prawym przyciskiem myszki (dalej w tekście będę używał skrótu –  PPM) rozwija nam się menu podręczne. Bardzo polecam tu opcję „dodaj komentarz” – pozwala ona na przypisanie recepcie indywidualnej informacji, która pokaże się przy każdej kolejnej realizacji tej recepty.

Po wybraniu tej opcji musimy wybrać typ komunikatu oraz wpisać jego treść.

Recepta z taką adnotacją otrzyma ikonkę „dymku” niczym postać z komiksu.

Jeżeli, kilka osób w aptece retaksuje recepty, można zawsze podejrzeć, co zostało wpisane lub poprawić, bądź dopisać własne uwagi. Robimy to analogicznie PPM i opcja pokaż komentarze.

W tym punkcie warto jeszcze zadbać o jedno z ustawień w module administratora, aby komunikaty wyświetlały się niezależnie od wybranego typu.

Opcje modułów – APW11 – Opcje globalne i opcja 164 – wybieramy „wszystkie”.

Ta funkcja pozwala np. na informowanie współpracowników o odliczeniu ilości opakowań przez złe dawkowanie lub wykorzystanie 120 dni terapii (nowe przepisy DNUR) i informacji, że realizacja  reszty recepty będzie możliwa dopiero po 1.11.2023. Osobiście używam tego najczęściej, aby zaznaczyć recepty realizowane po ponad 30 dniach od daty wystawienia – dodaję informację ile opakowań musimy odliczyć bazując na dawkowaniu. Tym sposobem kolejna osoba, która będzie taką receptę realizować będzie miała mniejszą szansę na pomyłkę.

PPM działa również w dolnym oknie modułu. Bardzo istotna funkcja do „Wyślij realizację” – pozwala ona na poprawienie statusu DRR (zamknięta/częściowa) bez konieczności wchodzenia do modułu sprzedaży.

Opcja poprawa kodów, zdecydowanie mniej potrzeba w dobie  e-rp, przydaje się do oznaczania zamienników (tych których ktoś zapomniał zaznaczyć za pierwszym stołem).

Retaksacja recept- filtry i rodzaje weryfikacji

Przejdźmy teraz do najbardziej przydatnej funkcji – filtrów.

Dzięki dobrym ustawieniom reguł możemy łatwo filtrować recepty już sprawdzone (jeden lub dwa razy). Możemy pokazać tylko z częściową DRR. Moje ulubione ustawienie to takie, które pokaże nam recepty zamknięte z ilością sumaryczną mniejszą niż ta wynikająca z recepty. Dzięki temu bardzo szybko wychwycimy błędne zamknięte recepty i unikniemy otwierania okresu refundacyjnego w przyszłości.

Samo sprawdzanie wykonujemy albo klawiszem F2 – weryfikacja oraz F6 – zatwierdzanie. Podstawowy klawisz F2- to pierwsza retaksacja, a F6 to druga. 

Jeżeli w dolnej sekcji klikniemy PPM – możemy wyświetlić historię retaksacji. Będzie widać, kto weryfikował oraz kto zatwierdzał daną receptę.

W prawym. górnym rogu całego okna widać statystykę sprawdzenia recept. W zależności od ustawień filtrów – możemy dążyć do 100% sprawdzenia lub w okolicach 99%. Kiedy filtry są ustawione tylko na e-recepty (bo i tak papierowych recept nie da się tu sprawdzić, chyba że porównujemy DRR z papierem w rękach) to zawsze pozostanie kilka recept jako niezweryfikowane.

Na uwagę zasługuje również opcja weryfikacji wydanych odpowiedników. Dostępna jest w menu Kontrola sprzedaży.

Możemy tu wyświetlić listę wszystkich wydanych zamienników, wraz z nazwami międzynarodowymi substancji. Pozwala to na szybką ich weryfikację (jeśli będzie różnica program podświetli je na czerwono). Ważne jest, aby każdy z pracowników odpowiednio oznaczał WO na receptach podczas realizacji!

Jak widać moduł pozwala na bardzo wiele różnych funkcji oraz ustawień. Ważne, aby odnaleźć swoje własne, które pozwolą, jak najlepiej sprawdzać recepty.

Czytaj także: E-recpta- wady i zalety

Kamsoft pracuje również nad dodaniem do tego okna możliwości zamawiania leków (F12) bez potrzeby przechodzenia do modułu zamówień, czy sprzedaży. Będzie to bardzo wygodne, gdy przy retaksacji zobaczymy „częściową” realizację receptu na dużą liczbę opakowań leku, który do tej pory nie rotował. Będzie wówczas można zamówić preparat tylko pod tego pacjenta, aby zapewnić kontynuację realizacji.

Autor: mgr farm. Igor Baran