Zasady realizacji zleceń na wyroby medyczne na przykładzie SCA Hygiene

ZASADY REALIZACJI ZLECEŃ NA WYROBY MEDYCZNE DLA UBEZPIECZONYCH W NFZ

1. Wyroby medyczne np. TENA są wydawane na podstawie dwóch ważnych dokumentów:

a. Zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne dalej zwanego Zleceniem.

b. Karty Potwierdzenia Uprawnienia na zaopatrzenie w wyroby medyczne przysługujące comiesięcznie dalej zwaną Kartą (dawna Karta Zaopatrzenia Comiesięcznego; KZC).

Wydanie wyrobu medycznego może nastąpić wyłącznie po okazaniu przez pacjenta obydwu dokumentów, Zlecenia i Karty wystawionych na aktualnie obowiązującym wzorach. Świadczeniodawca zobowiązuje się do przekazywania informacji dotyczących obowiązujących wzorów.

• Ważność Karty jest ściśle określona przez NFZ (od - do) i wpisana na pierwszej stronie.

• Karta musi być ważna w dniu realizacji zlecenia i obejmować swoją ważnością okres zaopatrzenia.

2. Karta wystawiana jest maksymalnie na okres 12 miesięcy na podstawie pierwszego zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne na grupę wyrobu medycznego (P.100, P.101) przysługującego comiesięcznie.

3. Zlecenie nie może być zrealizowane, jeśli nie upłynął okres użytkowania poprzedniego zaopatrzenia.

4. Zlecenie jest podstawą do wypłaty przez Świadczeniodawcę należnej refundacji.

Co powinno zawierać poprawnie wypełnione Zlecenie w poszczególnych jego częściach:

I. „DANE ŚWIADCZENIOBIORCY":

a. Nr ewidencyjny zlecenia - nr Karty (dawnej Karty Zaopatrzenia Comiesięcznego).

b. Czytelna pieczątka/nadruk ZOZ wraz z nr Umowy z NFZ.

c. PESEL Świadczeniobiorcy (pacjenta).

d. Nazwisko i imię (imiona) świadczeniobiorcy oraz adres zamieszkania.

II. „OKREŚLENIE WYROBU MEDYCZNEGO":

a. Liczbę porządkową wyrobu medycznego - przytoczoną w rozporządzeniu MZ z dnia 6 grudnia 2013 r, ze wskazaniem grupy wyrobu medycznego, oznaczonej odpowiednią literą alfabetu i liczbą porządkową danego wyrobu. Osoba uprawniona do wystawienia zlecenia lub kontynuacji zaopatrzenia (lekarz/pielęgniarka/położna) w tym miejscu powinna wpisać P.100 lub P.101.

b. Liczbę sztuk - maksymalnie 60 szt./m-c na okres nie dłuższy niż trzy kolejne miesiące.

c. Określenie wyrobu medycznego wraz z pisemnym uzasadnieniem - nazwa wyrobu oraz uzasadnienie przyznania (np. kod ICD-10); przykłady: „Pieluchomajtki, C-50" lub „Pieluchomajtki lub zamiennie, F-01", „Pieluchy anatomiczne, D-20".

III. „DODATKOWE WSKAZANIA ZLECAJĄCEGO ZAOPATRZENIE":

a. Dodatkowe informacje istotne przy doborze wyrobu medycznego - w zależności od uznania osoby wystawiającej zlecenie.

b. Miesiąc, którego dotyczy zaopatrzenie - należy wpisać miesiąc, którego dotyczy zaopatrzenie; zlecenie powinno być wystawione na miesiąc bieżący, następny i może obejmować maksymalnie 3 miesiące (nie może być wystawione na miesiąc, który już minął).

c. Data wystawienia zlecenia - czytelnie.

d. Pieczątka i podpis osoby uprawnionej do wystawienia zlecenia zawierająca numer prawa wykonywania zawodu.

IV. „POTWIERDZENIE UPRAWNIENIA DO ZAOPATRZENIA WNIOSKOWANYM WYROBEM MEDYCZNYM":

W przypadku pierwszego Zlecenia wypełnia pracownik NFZ, w przypadku kolejnych zleceń pozostaje puste.

V. „POTWIERDZENIE ODBIORU WYROBU MEDYCZNEGO U ŚWIADCZENIODAWCY":

a. Data przyjęcia do realizacji.

Świadczeniobiorca może być zaopatrzony jednorazowo w wyroby medyczne przysługujące comiesięcznie na
okres nie dłuższy niż trzy kolejne miesiące, z wyłączeniem miesięcy, które upłynęły.

Przykład:
Zlecenie zostało wystawione na miesiące luty, marzec, kwiecień
• Jeżeli pacjent przyjdzie zrealizować to zlecenie w lutym, można je zrealizować na luty, marzec, kwiecień.
• Jeżeli pacjent przyjdzie zrealizować to zlecenie w marcu, można je zrealizować na marzec, kwiecień.
• Jeżeli pacjent przyjdzie zrealizować to zlecenie w kwietniu można je zrealizować na kwiecień.

UWAGA: w przypadku woj. łódzkiego oraz opolskiego - data przyjęcia do realizacji nie może być wcześniejsza od daty wydania i odbioru - wszystkie 3 daty muszą być takie same.

b. Pieczątka podmiotu realizującego czynności z zakresu zaopatrzenia w wyroby medyczne, w tym adres miejsca udzielania świadczeń wraz z numerem umowy z NFZ:

• czytelna pieczątka Apteki / Sklepu Medycznego.

• numer umowy z NFZ uzupełnia SCA.

c. Liczba sztuk - ilość sztuk wydanego wyrobu medycznego.

d. W polu „Dane dotyczące wyrobu medycznego" należy wpisać producenta oraz nazwę handlową każdego wydanego wyrobu medycznego.

Przykłady:
SCA HYGIENE Products AB - pieluchomajtki TENA Slip Plus Large (w przypadku wydania jednego rodzaju wyrobu).
SCA HYGIENE Products AB - pieluchy anatomiczne TENA Comfort Super 30 szt. i wkłady anatomiczne TENA Lady Normal 30 szt. (w przypadku wydania dwóch rodzajów wyrobów).

UWAGA: W przypadku wydania więcej niż jednego rodzaju wyrobu należy wpisać nazwę każdego z nich oraz ilość wydanych sztuk każdego rodzaju.

e. Cena detaliczna wyrobu medycznego - należy wpisać: wartość łączną zaopatrzenia oraz cenę za 1 szt. każdego wydanego wyrobu

UWAGA: Przy podawaniu ceny jednostkowej (za sztukę) należy zaokrąglić jej wartość do dwóch miejsc po przecinku, czyli do groszy, zgodnie z regułami matematycznymi. Przykładowo, jeśli cena jednostkowa wyniesie 1,234 to wpisujemy 1,23, a jeśli cena jednostkowa wyniesie 1,235, to wpisujemy 1,24. Cena jednostkowa każdego wydanego wyrobu pomnożona przez wydaną ilość, musi się równać łącznej wartości danego wyrobu. Cena detaliczna to suma całego wydanego zaopatrzenia.

f. Kwota refundacji - należy wpisać łączną kwotę refundacji.

UWAGA: Jeżeli wartość wydanego wyrobu medycznego jest niższa niż limit MZ (wartość wyrobu jest mniejsza od 90 zł dla kodu P.101 i 77 zł dla kodu P.100), wysokość refundacji jest liczona od wartości wydanego wyrobu. Jeżeli wartość wydanego wyrobu medycznego jest wyższa niż limit MZ (wartość wyrobu jest większa od 90 zł dla kodu P.101 i 77 zł dla kodu P.100), wysokość refundacji jest liczona od limitu.

Nie ma konieczności przeliczania limitu proporcjonalnie do ilości wydawanego rodzaju wyrobu, ponieważ pacjent ma prawo korzystać z maksymalnej dopłaty nawet podczas częściowej realizacji przysługującego mu na dany miesiąc zaopatrzenia.

g. Dopłata świadczeniobiorcy - należy wpisać dopłatę.

h. Pole „Potwierdzam wydanie wyrobu medycznego zgodnie ze zleceniem" - wypełnia osoba realizująca zlecenie i powinno zawierać dane:

• Data, pieczątka i podpis osoby realizującej zlecenie.

WAŻNE: Zaopatrzenie może zrealizować wyłącznie pracownik zarejestrowany w portalu internetowym OW NFZ, zgłoszony do firmy SCA i zaakceptowany przez NFZ.

UWAGA: Każdorazową zmianę (nowy pracownik, odejście pracownika, zmiana godzin pracy pracownika, zmiana nazwiska, i inne) Podwykonawca zgodnie z paragrafem 2 pkt. 2 i 3 umowy musi zgłosić do SCA pisemnie (mail, faks) nie później niż 3 dni przed planowaną zmianą. Podwykonawca przed zgłoszeniem zmiany do SCA jest zobowiązany do wprowadzenia odpowiednich zmian w portalu internetowym OW NFZ.

i. Pole „Potwierdzam odbiór wyrobu medycznego zgodnie ze zleceniem" wypełnia osoba odbierająca i powinno ono zawierać następujące dane:

• Data odbioru, imię i nazwisko, nr PESEL osoby odbierającej - wypełnić drukowanymi literami; data ta musi być taka sama jak data, którą realizujący wpisał w polu „„Potwierdzam wydanie wyrobu medycznego zgodnie ze zleceniem").

• podpis osoby odbierającej - czytelny podpis imieniem i nazwiskiem.

UWAGA: zaopatrzenia nie mogą odebrać osoby udzielające świadczeń.

5. Podwykonawca zobowiązany jest każdorazowo odnotowywać w Karcie ilość wydanych w danym miesiącu sztuk Produktów oraz datę realizacji świadczenia.

WAŻNE:
• W przypadku pacjentów z dodatkowymi uprawnieniami do obioru bezpłatnego do limitu MZ uprawnienia te muszą być zarejestrowane w Karcie. Przykłady uprawnień: inwalida wojenny, wojskowy, osoba represjonowana, cywilne niewidome ofiary działań wojennych, uprawnieni żołnierze oraz pracownicy MON, weteran poszkodowany - żołnierz, weteran poszkodowany - funkcjonariusz, weteran poszkodowany - funkcjonariusz ABW.
UWAGA: powyższe nie dotyczy członków rodzin osób uprawnionych

Dzieciom poniżej 3 roku życia nie przysługują wyroby medyczne w ramach refundacji. Wyjątkiem są dzieci cierpiące na schorzenia nowotworowe (kody ICD: CXX, DXX - gdzie XX to cyfry identyfikujące wraz z literami C i D rodzaj schorzenia) lub posiadające indywidualną zgodę NFZ.

W załączeniu znajdują się wzory wypełnionych zleceń dla kodu P.100, P.101 oraz niewypełnione zlecenie.