Polityka zamówień w aptece [video]

Polityka zamówień w aptece to zbiór wytycznych i procedur, których głównym celem jest utrzymanie wysokiej dostępności preparatów dla pacjentów. Jednoczesne gwarantują one minimalizację ryzyka nadmiernego zalegania towarów na aptecznym magazynie. Warto zaznaczyć, że w związku z obecnie występującymi problemami z dostępnością do wielu leków, ustalenie właściwej polityki zamówień wydaje się być problemem jeszcze bardziej złożonym niż to było kiedyś.

Polityka zamówień w aptece- jakie elementy się na nią składają?

Na politykę zamówień w aptece składa się kilka istotnych elementów. Są one niezbędne do tego, by ustalić niezbędne wytyczne:

– ustalenie dostawców;

– ustalenie harmonogramu zamówień;

– ustalenie zasad zamawiania towarów, w tym określenie kto jest uprawniony do składania zamówień;

– kontrolę kosztów, w tym monitorowanie wydatków przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu      zatowarowania;

– określenie minimalnych i maksymalnych poziomów zatowarowania;

– monitorowanie stanów magazynowych: pozwala na określeniu, które z produktów szybko rotują i wymagają szybkiego uzupełnienia, a które zalegają;

Zobacz także: Jak się przygotować do kontroli WIF w aptece?

Polityka zamówień w aptece a edukacja personelu

Przy określaniu procedur związanych z polityką zamówień w aptece niezbędnym elementem jest również edukacja personelu w tym zakresie. Jest to związane z tym, że w każdej z aptek proces zamawiania towaru jest inny. W dużych sieciach aptecznych zajmują się nimi działy zamówień. Wówczas obowiązek ten zazwyczaj nie obejmują pracowników apteki. Zupełnie inaczej jest w aptekach indywidualnych, gdzie to na kierowniku apteki oraz na jej personelu ciąży obowiązek składania zamówień. Wytłumaczenie zasad zamawiania towaru jest bardzo istotne również w aptekach, w których pojawia się personel dyżurujący.

Zobacz także: Apteczna burza mózgów

Praktyczny aspekt składania zamówień w aptece

Aby zamawianie towarów w aptece było łatwiejsze przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka popełnienia błędów warto zastosować się do poniższych zasad:

– Przygotuj listę hurtowników u których apteka się zaopatruje (nr telefonu, nr apteki- jako kontrahenta  w danym hurcie, godziny dostaw oraz jak często apteka zamawia towar )

– Przygotuj instrukcję, w jaki sposób ma być wykonywane zamówienie (jest to zależne czy apteka pracuje na tzw. stanach minimalnych, czy korzysta z dodatkowego oprogramowania do wykonywania analiz, wraz z właścicielem oraz informatykiem ustal warunki optymalizacji zamówień aptecznych zależne od umów wiążących aptekę z hurtem i jej zapisów). Warunki zamówień powinny być jasne dla całego personelu;

– Przygotuj procedurę zamówień leków pod pacjenta- są one kwestią kluczową w codziennych zamówieniach, decydującą o wizerunku apteki;

– Przygotuj procedurę zamówień leków deficytowych;