Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wkrótce stanie się codziennością dla przedsiębiorców. W środowisku aptecznym powraca jednak jedno kluczowe pytanie: czy rozliczenia refundacyjne z Narodowym Funduszem Zdrowia powinny być dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną w KSeF?
Wątpliwości wynikają z tego, że w obrocie refundacyjnym uczestniczą trzy podmioty – pacjent, apteka i NFZ – a charakter prawny tych relacji nie jest intuicyjny.
Dwie relacje, dwa różne zdarzenia prawne
Refundacja leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych opiera się na przepisach ustawy z 12 maja 2011 r. o refundacji leków. Apteka realizuje receptę refundowaną na podstawie umowy zawartej z właściwym oddziałem wojewódzkim Narodowy Fundusz Zdrowia.
Z punktu widzenia prawa cywilnego i podatkowego mamy do czynienia z dwoma odrębnymi zdarzeniami:
-
sprzedażą produktu leczniczego pacjentowi,
-
rozliczeniem części ceny finansowanej przez NFZ.
To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie dla oceny obowiązków fakturowych. Sprzedaż – w rozumieniu ustawy o VAT – następuje bowiem na rzecz pacjenta. To on jest nabywcą towaru. Fundusz nie kupuje leku od apteki; pokrywa jedynie część ceny w ramach ustawowego mechanizmu finansowania świadczeń zdrowotnych.
Czy refundacja to sprzedaż na rzecz NFZ?
Co do zasady – nie.
Refundacja przekazywana przez NFZ nie stanowi odpłatnej dostawy towarów ani świadczenia usług na rzecz Funduszu. Nie dochodzi tu do klasycznej transakcji B2B. Apteka nie sprzedaje produktu NFZ, lecz pacjentowi.
W praktyce wygląda to następująco:
-
sprzedaż dokumentowana jest paragonem fiskalnym, a na żądanie – fakturą dla pacjenta,
-
kwota refundacji rozliczana jest na podstawie raportów refundacyjnych i komunikatów elektronicznych,
-
apteka zasadniczo nie wystawia faktury VAT na NFZ z tytułu samej refundacji.
Środki przekazywane przez Fundusz mają charakter publicznoprawny. Wynikają z ustawowego obowiązku finansowania świadczeń, a nie z umowy sprzedaży towaru zawartej między apteką a NFZ.
KSeF obejmuje tylko faktury w rozumieniu ustawy o VAT
Krajowy System e-Faktur dotyczy faktur ustrukturyzowanych dokumentujących czynności podlegające opodatkowaniu VAT. Jeżeli dane zdarzenie nie wymaga wystawienia faktury VAT, nie powstaje również obowiązek jego raportowania w KSeF.
W kontekście refundacji oznacza to, że:
-
jeżeli apteka nie wystawia faktury VAT na NFZ, nie ma czego przesyłać do KSeF,
-
zestawienia refundacyjne i raporty przekazywane do Funduszu nie są fakturami w rozumieniu przepisów o VAT,
-
noty księgowe i inne dokumenty rozliczeniowe stosowane w relacjach z NFZ nie podlegają systemowi e-Faktur.
Sam fakt, że rozliczenie ma charakter finansowy, nie przesądza jeszcze o obowiązku fakturowania.
Co to oznacza dla aptek?
Wdrożenie KSeF nie zmienia zasad rozliczania refundacji leków. System obejmie przede wszystkim klasyczne transakcje podlegające fakturowaniu – zwłaszcza sprzedaż w relacjach B2B.
Refundacja z NFZ pozostaje mechanizmem finansowania części ceny zapłaconej przez pacjenta, a nie sprzedażą towaru na rzecz Funduszu. Dopóki nie dochodzi do czynności podlegającej opodatkowaniu VAT między apteką a NFZ, nie powstaje obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Kluczowe jest więc prawidłowe ustalenie charakteru prawnego danej czynności. To ono – a nie sam przepływ środków – decyduje o tym, czy dana operacja powinna zostać udokumentowana w KSeF.
