Jak prawidłowo wystawić fakturę VAT?
W przypadku prośby o wystawienie faktury pacjentowi w pierwszej kolejności należy określić dla kogo ma być ta faktura. Odbiorcą może być osoba fizyczna, ale także firma, lub podmiot prowadzący działalność leczniczą. W każdym przypadku fakturę wystawia się nieco inaczej.
Czytaj również: Wystawienie faktury na centrum ogrodnicze?
Faktura na osobę fizyczną
Fakturę na osobę fizyczną można wystawić na wszystko, co pacjent kupuje w aptece, włącznie z receptami. Najważniejszą zasadą jest to, że faktura musi być wystawiona na osobę, która figuruje jako pacjent na wystawionej recepcie. W związku z tym, nawet w przypadku małżeństw, które się razem rozliczają lub rodziców dzieci, faktura musi być wystawiona na recepcie. Zawsze na wstępie warto o to spytać, aby rozdzielić sprzedaże na różne osoby z recept.
W przypadku wystawienia recepty na leki bez recepty po zafiskalizowaniu sprzedaży wciskamy “p” →”f” i wpisujemy dane osoby, na którą ma być wystawiona faktura.
Alternatywnie, jeśli mamy już dane pacjenta w systemie to po fiskalizacji można podążać następującą ścieżką:
“p”→”a”→ “F6”→ wybieramy pacjenta z listy→ enter→F2 w tym momencie pacjent, którego mieliśmy w bazie Kamsoftu jest przypisany do sprzedaży.
Analogicznie naciskamy “f”, pola odbiorcy faktury są już uzupełnione. Możemy drukować fakturę poprzez naciśnięcie F10.
Sprawdź także: Odmowa wystawienia faktury na inne dane
Faktura zbiorcza
Jeśli pacjent posiada paragony za poprzednie sprzedaże, może prosić o wystawienie faktury zbiorczej. Wystawienie faktury należy zacząć od przyporządkowania w poprawie każdej sprzedaży pacjenta, na którego ma być wystawiona faktura. Robimy to następująco:
“p”→”o”→wpisujemy dzień sprzedaży i nr klienta→”a”→ “F6”→ wybieramy pacjenta z listy→ enter→F2
Kiedy już wszystkie sprzedaże są zaznaczone. W module sprzedaż wybieramy “5. Operacje Magazynowe”
“Nowa”→”Pusta”→”Faktura Vat sprzedaży (zbiorczy) → wybieramy pacjenta, na którego ma być wystawiona faktura →Enter→Enter→ Wybieramy zakres dat oraz ponownie pacjenta→
Następnie zaznaczamy naciskając klawisz “insert” te sprzedaże, z których chcemy wystawić fakturę. Po zakończeniu drukujemy “F10”.
Zobacz też: Wystawienie faktury na stację benzynową
Faktura na firmę nie prowadzącą działalności leczniczej
Fakturę można wystawić na produkty dostępne bez recepty. Faktury wystawia się analogicznie do tych wystawianych dla osoby fizycznej, z tą różnicą, że w karcie należy zaznaczyć odbiorcę oraz wybrać rodzaj podmiotu dla ZSMOPL. Drugą istotną różnicą jest konieczność wprowadzenia numeru NIP na paragonie fiskalnym, w tym celu należy wcisnąć literę “N” w miejscu wyboru rodzaju płatności.
Faktura na podmiot prowadzący działalność leczniczą
W celu wystawienia faktury konieczne jest wystawienie zapotrzebowania przed podmiot leczniczy. Następnie fakturę wystawia się tak jak w przypadku firmy, która nie prowadzi działalności leczniczej.
Czytaj również: Problem z wystawianiem faktury na leki
Jak prawidłowo wprowadzić fakturę VAT?
Wprowadzanie faktur odbywa się w module “Zakupy” po kliknięciu w Dokumenty otwiera się bufor dokumentów. Większość faktur można wczytać automatycznie za pomocą systemu KS-EWD. Wtedy faktura po ściągnięciu z serwera automatycznie pojawia się w buforze dokumentów. Aby ją przyjąć, należy zmienić ceny wg obowiązujących marż i wcisnąć “F7”.
Jest także możliwość ręcznego wprowadzenia faktury. W tym celu wybieramy “F3” → Faktura VAT zakupu.
Następnie wpisujemy kwotę brutto z faktury papierowej, którą dostaliśmy razem z dostawą.
Przechodzimy dalej poprzez naciśnięcie “Enter”. Przenosimy się do pola, gdzie po uzupełnieniu numeru faktury, dat wystawienia i wprowadzania oraz wyboru dostawcy będziemy po kolei wprowadzać pozycje jakie znajdują się na fakturze.
Warto zwrócić uwagę na daty ważności i serie wprowadzanych leków. Zawsze koniecznie je uzupełniamy!
Na końcu sprawdzamy, czy kwota, którą wpisywaliśmy na początku jest równa sumie kontrolnej. Daje to informacje, czy wszystkie kwoty produktów zostały poprawnie wprowadzone.
Jak widać program wysyła alert nawet przy różnicy 1 grosz. Jeśli wszystko się zgadza fakturę można przyjąć poprzez naciśnięcie “Alt+F7”.
Faktury korygujące
W celu ręcznego wprowadzenia faktury korygującej z pozycji bufora dokumentów wybieramy “F6” korekty. Otwiera się lista wszystkich wprowadzonych faktur. Za pomocą “F7” po wybraniu opcji “Numeru dokumentu” możemy łatwo odszukać fakturę, którą chcemy skorygować.
Po wybraniu odpowiedniej faktury, wybieramy pozycję, z jakiej chcemy stworzyć korektę.
Naciskamy “F2 Twórz korektę” → Korekta. Wpisujemy nr korekty. Po wejściu w pozycję wybieramy co chcemy skorygować. Jeśli chodzi o ilość, to wpisujemy taką jaka ma być po korekcie.
Jeśli wszystko się zgadza możemy zatwierdzić korektę.
mgr farm. Martyna Piotrowska
©rx.edu.pl
